وظایف مدیر قرارداد املاک ✔️

وظایف مدیران رنج و مدیر قرارداد املاک ✔️

با گسترش صنعت املاک و پیچیده‌تر شدن معاملات، نیاز به وجود ساختارهای مدیریتی منظم در دفاتر املاک بیش از پیش احساس می‌شود. در این میان، یکی از مهم‌ترین سمت‌ها که مسئولیت‌های حساسی را به عهده دارد، وظایف مدیر قرارداد املاک است. مدیر قرارداد املاک باید فرآیندهای مختلف مربوط به تنظیم و نظارت بر قراردادها را به‌دقت مدیریت کرده و اطمینان حاصل کند که تمامی مراحل قانونی و حقوقی به‌درستی رعایت می‌شود. این مسئولیت‌ها شامل نظارت بر توافقات میان خریداران و فروشندگان، تهیه و تنظیم مستندات قرارداد و پیگیری اجرای صحیح آن‌ها است.

در دفاتر املاک، علاوه بر مدیر قرارداد، نقش‌های دیگری چون مشاوران املاک، کارشناسان فنی و حقوقی و سرپرستان مشاوران نیز اهمیت دارند. هرکدام از این افراد وظایف خاص خود را بر عهده دارند و نقش مؤثری در روند کاری دفتر ایفا می‌کنند. در این مقاله، قصد داریم به‌طور خاص به وظایف مدیر قرارداد املاک بپردازیم و در کنار آن نگاهی به سایر وظایف مدیران و سرپرستان املاک داشته باشیم. مطالعه این مطلب برای افرادی که به حرفه املاک علاقه‌مند هستند و قصد دارند در این صنعت موفق شوند، به‌طور ویژه توصیه می‌شود.

هر آژانس املاک چند مدیر دارد؟

پیش از پرداختن به مبحث وظایف مدیر قرارداد املاک و به‌طور کلی وظایف مدیران املاک، بهتر است بدانیم که در هر آژانس املاک، چند مدیر یا چند فرد با سمت مدیریت فعالیت می‌کنند. این سؤال به ظاهر ساده، پاسخ‌های متنوعی بسته به نوع و اندازه آژانس املاک خواهد داشت.

در آژانس‌های املاک کوچک، معمولاً حداقل ۳ مدیر وجود دارد که هر کدام مسئولیت‌های مشخصی را بر عهده دارند:

۱. مدیر کل ۲. مدیر قرارداد ۳. مدیر داخلی.

با این حال، بسته به میزان گستردگی دفتر معاملات ملکی و نیاز به تخصص‌های مختلف، ممکن است تعداد مدیران بیشتر از این سه نفر باشد. به‌عنوان مثال، در آژانس‌های بزرگ‌تر، مدیران اجرایی، مدیران مشاوران (سرپرستان تیم مشاوران)، مدیران مالی و حتی مدیران فنی نیز به مجموعه مدیریتی اضافه می‌شوند.

در چنین دفاتری، هر یک از مدیران املاک وظیفه مدیریت بخش‌های مختلف زیرمجموعه خود را بر عهده دارند، اما در نهایت تمامی این افراد زیر نظر مدیر کل که معمولاً همان مالک یا مدیر اصلی دفتر املاک است، فعالیت می‌کنند. این ساختار سازمانی به مدیران این امکان را می‌دهد که در حیطه وظایف خود تخصصی‌تر عمل کنند و هماهنگی میان بخش‌های مختلف دفتر به‌خوبی انجام شود.

شرح وظایف مدیران املاک

به طور کلی همه ما با وظایف مدیر آشنایی داریم زیرا هر محل و دفتر کاری قطعا یک مدیر را دارد. وظایف مدیران املاک نیز مانند مدیران سازمان ها و آژانس های تجاری دیگر، مدیریت بخش های مختلف دفتر املاک است. منتهی تمام وظایف آن ها در مدیریت یک بخش کوچک از دفتر املاک خلاصه نمی‌شود بلکه مسئولیت های دیگری هم دارند.

وظایف مدیر بنگاه املاک

مدیر بنگاه املاک که با عنوان‌هایی مانند مدیر مشاور املاک یا مدیر کل آژانس املاک نیز شناخته می‌شود، نقش کلیدی و محوری در موفقیت و عملکرد یک دفتر معاملات ملکی دارد. این فرد که معمولاً صاحب و مؤسس بنگاه املاک است، وظایف و مسئولیت‌هایی دارد که به دو بخش کلی پیش از تأسیس بنگاه و پس از تأسیس آن تقسیم می‌شود.

⭐️ وظایف مدیر املاک پیش از تأسیس بنگاه

یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیر بنگاه املاک قبل از راه‌اندازی کسب‌وکار، دریافت مجوز رسمی برای تأسیس دفتر معاملات ملکی است. این مجوزها معمولاً از سوی نهادهای نظارتی مرتبط با املاک و مستغلات صادر می‌شوند و مدیر بنگاه باید شرایط و الزامات لازم برای دریافت آن‌ها را فراهم کند. این مجوز، تضمین می‌کند که دفتر املاک بتواند به‌صورت قانونی و حرفه‌ای در این صنعت فعالیت کند.

⭐️ وظایف پس از تأسیس بنگاه

پس از دریافت مجوز و شروع فعالیت، مدیر بنگاه املاک در ابتدا تنها شخص حاضر در دفتر است و به‌تنهایی وظایف جذب مشتری و ارائه خدمات به آن‌ها را بر عهده دارد. در این مرحله، او باید به‌صورت مستقیم به خواسته‌ها و نیازهای مشتریان رسیدگی کرده و تجربه‌ای رضایت‌بخش برای آن‌ها فراهم کند.

با افزایش تعداد مشتریان و توسعه کسب‌وکار، مدیر بنگاه باید به استخدام و جذب نیروهای ماهر در زمینه مشاوره املاک، مدیریت قراردادها و کارشناسی حقوقی و فنی نیز بپردازد. ایجاد یک تیم قوی و هماهنگ، به رشد دفتر املاک و ارائه خدمات بهتر به مشتریان کمک شایانی می‌کند.

⭐️ وظایف مدیریت در بنگاه املاک پس از تشکیل تیم

پس از جذب و تکمیل کادر، مدیر بنگاه در رأس مجموعه قرار می‌گیرد و وظایف گسترده‌تری بر عهده‌اش گذاشته می‌شود:

✳️ مدیریت منابع انسانی و رسیدگی به نیازهای پرسنل: مدیر بنگاه باید مشکلات و چالش‌های کاری پرسنل را شناسایی کرده و برای حل آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهد. همچنین، نظارت بر رفتار کارکنان و اطمینان از رعایت اصول اخلاق حرفه‌ای و رفتار مناسب با مشتریان از وظایف کلیدی اوست.

✳️ ایجاد محیطی آرام و کارآمد: مدیر بنگاه باید فضایی آرام و دوستانه ایجاد کند تا مشتریان احساس راحتی و اعتماد داشته باشند. این محیط باید به گونه‌ای باشد که همکاران نیز بتوانند با تمرکز بالا و انگیزه کار کنند.

✳️ نظارت بر روند معاملات و فرآیندهای کاری: مدیر بنگاه باید از تمامی مراحل معامله، از مذاکره گرفته تا تنظیم و امضای قرارداد، آگاهی داشته و بر این فرآیندها نظارت داشته باشد. این نظارت کمک می‌کند تا از صحت روند معاملات اطمینان حاصل شود و احتمال بروز مشکلات حقوقی و قانونی به حداقل برسد.

✳️ بازاریابی و جذب مشتریان جدید: علاوه بر رسیدگی به امور داخلی دفتر، مدیر بنگاه باید راهبردهایی برای جذب مشتریان جدید و ارتقای نام و شهرت دفتر به کار گیرد. این راهبردها ممکن است شامل تبلیغات مؤثر، برگزاری رویدادهای مرتبط با صنعت املاک، یا ایجاد ارتباطات حرفه‌ای با سایر شرکت‌ها و مشاورین املاک باشد.

در نهایت، مدیر بنگاه املاک نقش محوری در ایجاد یک سیستم کارآمد و حرفه‌ای دارد. موفقیت و رشد یک بنگاه املاک تا حد زیادی به توانایی‌ها و تدابیر مدیر آن وابسته است، و عملکرد او می‌تواند در افزایش رضایت مشتریان و ارتقای اعتبار دفتر تأثیرگذار باشد.

وظایف مدیر قرارداد املاک

در دفاتر معاملات ملکی، پس از مدیر کل، مدیر قرارداد به عنوان یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین نقش‌ها شناخته می‌شود. وظیفه اصلی او نظارت بر تمامی مراحل تنظیم و اجرای قراردادهاست و او مسئولیت دارد که اطمینان حاصل کند تمامی امور قانونی به‌درستی انجام شده و حقوق طرفین حفظ شود. وظایف کلیدی مدیر قرارداد املاک شامل موارد زیر است:

♦️ برگزاری جلسه میان طرفین معامله: مدیر قرارداد جلساتی را با حضور خریدار و فروشنده یا موجر و مستأجر برگزار می‌کند تا ضمن آشنایی با خواسته‌ها و شرایط آن‌ها، به ایجاد توافقی عادلانه کمک کند. این جلسات فرصت مناسبی برای تبادل نظرات و حل‌وفصل احتمالی مشکلات اولیه است.

♦️ بررسی اسناد و مدارک موجود: مدیر قرارداد وظیفه دارد تمامی مدارک و مستندات لازم را از طرفین دریافت و بررسی کند. این مدارک می‌تواند شامل اسناد مالکیت، مدارک هویتی، مجوزهای قانونی و سایر مستندات مرتبط باشد. اطمینان از صحت و کامل بودن مدارک پیش از تنظیم قرارداد از اهمیت زیادی برخوردار است.

♦️ شنیدن خواسته‌ها و شرایط طرفین معامله: مدیر قرارداد باید خواسته‌ها و شروط طرفین را به‌دقت گوش دهد و در تدوین قرارداد به آن‌ها توجه داشته باشد. این کار باعث می‌شود که قرارداد نهایی به‌درستی منعقد شده و حقوق و تعهدات طرفین به شکل دقیق و منصفانه مشخص شود.

♦️ حل اختلافات پیش‌آمده میان طرفین معامله: در بسیاری از موارد، ممکن است میان طرفین معامله اختلافاتی بروز کند. مدیر قرارداد باید مهارت‌های لازم برای حل این اختلافات را داشته باشد و بتواند با ارائه راه‌حل‌های قانونی و منصفانه، طرفین را به توافق برساند.

♦️ مطالبه نتیجه استعلامات از کارشناس حقوقی: در برخی معاملات پیچیده‌تر، نیاز به استعلامات حقوقی و قانونی وجود دارد. مدیر قرارداد باید نتیجه این استعلامات را از کارشناس حقوقی دفتر دریافت کرده و در تنظیم قرارداد به آن‌ها توجه کند تا از بروز مشکلات حقوقی در آینده جلوگیری شود.

♦️ تنظیم قرارداد: یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر قرارداد، تهیه و تنظیم دقیق قراردادهای ملکی است. او باید با دانش کافی از قوانین و مقررات حاکم بر املاک، متن قرارداد را به‌گونه‌ای تنظیم کند که شفاف، جامع و مطابق با قوانین جاری باشد.

♦️ دریافت کمیسیون: مدیر قرارداد مسئول دریافت کمیسیون توافق‌شده از طرفین معامله است. او باید این مبلغ را بر اساس قوانین و مقررات و به شکل دقیق محاسبه و دریافت کند.

در برخی دفاتر معاملات ملکی که تعداد پرسنل کمتر است و ممکن است کارشناس حقوقی مستقلی حضور نداشته باشد، وظایف مدیر قرارداد گسترده‌تر می‌شود. در چنین شرایطی، مدیر قرارداد ممکن است مجبور باشد مسئولیت‌هایی نظیر ارائه مشاوره حقوقی به طرفین معامله، بررسی دقیق‌تر مدارک و استعلامات حقوقی و حل اختلافات پیچیده‌تر را نیز بر عهده بگیرد.

مدیر قرارداد، نقشی حیاتی در تضمین موفقیت و قانونی بودن معاملات ملکی ایفا می‌کند. با تسلط بر قوانین و مهارت‌های مدیریتی، او می‌تواند مشکلات و چالش‌های احتمالی را پیش‌بینی کرده و از بروز آن‌ها جلوگیری کند. این نقش، نیازمند دقت، مسئولیت‌پذیری و آگاهی کامل از جزئیات حقوقی است تا دفتر املاک بتواند با اطمینان از درستی قراردادها، به فعالیت خود ادامه دهد.

وظایف مدیر داخلی املاک

مدیر داخلی املاک، همان‌طور که از نامش پیداست، مسئول رسیدگی به تمامی امور داخلی و پشتیبانی در دفتر معاملات ملکی است. او با انجام وظایف خود، نقش مؤثری در بهبود نظم و کارایی دفتر دارد و فضایی مناسب برای فعالیت سایر مدیران و مشاوران املاک فراهم می‌آورد. وظایف اصلی مدیر داخلی املاک شامل موارد زیر می‌شود:

🔸 پیگیری استعلام اسناد و مدارک: یکی از وظایف مهم مدیر داخلی، پیگیری و هماهنگی برای اخذ استعلامات لازم درباره اسناد و مدارک مربوط به املاک است. این کار باعث می‌شود تا اطلاعات کاملی از صحت و قانونی بودن ملک مورد معامله به دست آید.

🔸 پیگیری قراردادها و نحوه و تاریخ تنظیم آن‌ها: مدیر داخلی مسئولیت نظارت بر تمامی قراردادها را بر عهده دارد. او باید از به‌موقع تنظیم شدن قراردادها و رعایت زمان‌بندی مورد نظر اطمینان حاصل کرده و تمام اطلاعات مرتبط با قراردادها را ثبت و پیگیری کند.

🔸 پیگیری تحویل ثمن و مثمن: مدیر داخلی، نظارت دقیقی بر دریافت و تحویل ثمن (مبلغ معامله) و مثمن (مال موضوع معامله) دارد. این امر شامل هماهنگی با خریدار و فروشنده و اطمینان از انتقال صحیح و بدون مشکل مبالغ می‌شود تا اعتماد و رضایت طرفین حاصل گردد.

🔸 استخدام منشی و نیروهای خدماتی: مدیر داخلی مسئولیت جذب و استخدام نیروی انسانی، از جمله منشی و کارمندان خدماتی را نیز بر عهده دارد. او باید افرادی با مهارت‌ها و تجربه مناسب برای این موقعیت‌ها پیدا کند تا بتوانند وظایف خود را به خوبی انجام دهند.

🔸 نظارت بر کار نیروی خدماتی: مدیر داخلی بر عملکرد نیروی خدماتی دفتر نظارت دارد. او باید اطمینان حاصل کند که محیط کاری تمیز و مرتب است و کارکنان خدماتی به وظایف خود به درستی عمل می‌کنند.

🔸 تأمین لوازم دفتر: یکی از وظایف عملیاتی مدیر داخلی، تأمین لوازم و تجهیزات مورد نیاز دفتر است. از لوازم اداری گرفته تا تجهیزات الکترونیکی و سایر ملزومات کاری، همه باید به موقع تهیه و در دسترس باشند تا خللی در روند کار دفتر ایجاد نشود.

علاوه بر وظایف اصلی، مدیر داخلی در موارد دیگری نیز نقش حمایتی دارد. از جمله:

🔸 هماهنگی جلسات و برنامه‌ریزی رویدادها: مدیر داخلی باید جلسات داخلی دفتر را برنامه‌ریزی کرده و با توجه به نیاز، سالن جلسه یا امکانات مورد نیاز را فراهم کند.

🔸 نظارت بر حضور و غیاب کارکنان: یکی از دیگر وظایف مدیر داخلی، بررسی وضعیت حضور و غیاب پرسنل و نظارت بر عملکرد آن‌هاست. این کار به بهبود نظم و انضباط در دفتر کمک می‌کند.

🔸 انجام امور مالی و حسابداری داخلی: مدیر داخلی ممکن است وظایفی در ارتباط با مدیریت مالی روزانه دفتر، مانند پرداخت هزینه‌ها، پیگیری دریافتی‌ها و ثبت هزینه‌های جاری، بر عهده داشته باشد تا دفتر بتواند به‌درستی به فعالیت خود ادامه دهد.

مدیر داخلی با مدیریت امور پشتیبانی و ایجاد نظم در دفتر معاملات ملکی، باعث می‌شود تا سایر پرسنل بتوانند تمرکز بیشتری بر انجام وظایف اصلی خود، مانند مشاوره و عقد قراردادها داشته باشند. این نقش، هر چند گاهی پشت‌صحنه دیده می‌شود، اما در موفقیت و رشد دفتر بسیار مؤثر است و سبب می‌شود مشتریان تجربه‌ای منظم و حرفه‌ای از خدمات دفتر املاک داشته باشند.

وظایف سرپرستان املاک

سرپرست دفتر معاملات ملکی، که به عنوان مدیر مشاوران نیز شناخته می‌شود، وظیفه مدیریت و نظارت بر عملکرد مشاوران املاک را بر عهده دارد. نقش سرپرست از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا او باید اطمینان حاصل کند که تیم مشاوران به خوبی آموزش دیده و به نحو احسن وظایف خود را انجام می‌دهند. در ادامه به وظایف کلیدی سرپرست دفتر معاملات ملکی می‌پردازیم:

🔹 حل مشکلات مشاوران: یکی از اصلی‌ترین وظایف سرپرست، رسیدگی به مشکلات و چالش‌های مشاوران است. هر زمان که یکی از مشاوران با مسئله‌ای مواجه شود، می‌تواند به سرپرست مراجعه کرده و درخواست راه‌حل کند. سرپرست موظف است به‌طور حرفه‌ای و سریع به مشکلات رسیدگی کرده و مشاوران را در رفع مسائل پشتیبانی کند.

🔹 آموزش و ارتقای سطح علمی مشاوران: سرپرست مسئولیت آموزش و ارتقای مهارت‌های مشاوران را بر عهده دارد. او باید تمام آموزش‌های مورد نیاز، از اصول اولیه مشاوره و کارشناسی املاک تا فنون بازاریابی و ارتباط با مشتری، را در اختیار مشاوران قرار دهد و با برگزاری دوره‌های آموزشی منظم، سطح علمی و مهارت‌های تیم مشاوران را بهبود بخشد.

🔹 نظارت بر فرآیند فایل‌یابی و قیمت‌گذاری: سرپرست، بر فرآیند فایل‌یابی و قیمت‌گذاری مشاوران نظارت دارد. او باید اطمینان حاصل کند که مشاوران به روش‌های مناسب و منظم در جستجوی فایل‌های جدید هستند و قیمت‌گذاری‌های انجام‌شده بر اساس ارزیابی دقیق بازار و ویژگی‌های ملک است.

🔹 کنترل آگهی‌ها و جذب متقاضی: سرپرست همچنین مسئول کنترل و ارزیابی تبلیغات و آگهی‌های مشاوران است. او باید بررسی کند که آگهی‌های منتشرشده دقیق و جذاب هستند و بتوانند به خوبی متقاضیان را جذب کنند. همچنین نظارت بر سرویس‌دهی و تعامل با متقاضیان نیز در زمره وظایف او قرار دارد تا اطمینان حاصل شود که مشتریان به بهترین شکل خدمات دریافت می‌کنند.

🔹 نظارت بر رفتار و اخلاق مشاوران: سرپرست باید از حسن اخلاق و رفتار حرفه‌ای مشاوران اطمینان حاصل کند. رعایت اصول اخلاقی، برخورد مؤدبانه با مشتریان و همکاران، و حفظ وجهه دفتر معاملات ملکی در تمام برخوردها از جمله مسئولیت‌های نظارتی سرپرست است.

علاوه بر وظایف اصلی، سرپرست املاک وظایف دیگری نیز دارد، از جمله:

🔹 ارزیابی عملکرد مشاوران: سرپرست به‌صورت دوره‌ای عملکرد مشاوران را ارزیابی کرده و گزارش‌هایی را تهیه می‌کند تا به مدیران بالاتر ارائه دهد. این ارزیابی‌ها می‌تواند شامل بررسی تعداد معاملات انجام‌شده، رضایت مشتریان و میزان پیشرفت مشاوران در دوره‌های آموزشی باشد.

🔹 ایجاد انگیزه و پشتیبانی از مشاوران: سرپرست باید با ایجاد محیطی انگیزشی و پشتیبانی مداوم، به تیم مشاوران کمک کند تا به اهداف فروش خود دست یابند و روحیه همکاری و اعتماد در دفتر تقویت شود.

🔹 تنظیم و نظارت بر برنامه‌های کاری: سرپرست وظیفه دارد برنامه‌های کاری منظم و هدفمند برای مشاوران تنظیم کند و از انجام صحیح و منظم آن‌ها اطمینان حاصل نماید.

سرپرست املاک با ایجاد یک محیط آموزشی و نظارتی مناسب، باعث می‌شود که تیم مشاوران از دانش و تجربه کافی برخوردار باشند و به بهترین نحو ممکن خدمات به مشتریان ارائه دهند. او با ارائه راهنمایی‌های مستمر، نظارت دقیق و حمایت حرفه‌ای، به موفقیت کلی دفتر معاملات ملکی و جذب بیشتر مشتریان کمک می‌کند.

و کلام آخر اینکه

با مطالعه این مقاله دانستیم که هر آژانس املاک، بسته به میزان گستردگی و نیاز خود، مدیران مختلفی را برای نظارت و مدیریت بخش‌های گوناگون به کار می‌گیرد. همچنین با وظایف مدیر قرارداد املاک، مدیر کل، مدیر داخلی و سرپرستان آژانس‌های املاک نیز آشنا شدیم و دیدیم که هر یک از این سمت‌ها نقش مهم و موثری در ارتقای عملکرد کلی دفتر معاملات ملکی دارند.

در نهایت، باید توجه داشت که مسیر حرفه‌ای در حوزه املاک غالباً از جایگاه مشاوری آغاز می‌شود. علاقه‌مندان به این حرفه با تلاش و پشتکار، کسب دانش و تجربه، و ارتقای مهارت‌های ارتباطی و فنی، می‌توانند جایگاه خود را در طول زمان به سطح مدیریت ارتقا دهند و به یک مدیر موفق و کارآمد در آژانس‌های املاک تبدیل شوند.

بهترین راه و روش ارتقای سطح علمی و مهارت برای مشاورین املاک، شرکت در کلاس ها و دوره های آموزشی است که بدین منظور برگزار می‌شوند.
مثلا اگر شما قصد دارید مدیر قرارداد املاک شوید، ابتدا باید مدتی مشاور باشید و پس از آن با شرکت در دوره های آموزشی مخصوص مدیران قرارداد ، با وظایف مدیر قرارداد املاک به طور دقیق آشنا شده و مهارت های لازم را در این زمینه کسب کنید تا پس از آن بتوانید به عنوان مدیر قرارداد به فعالیت خود ادامه دهید.

شرکت در دوره های تخصصی مجموعه فراملک

‼️ مقالات املاک | فرابلاگ ، مجله تخصصی برای آموزش مشاوران املاک